一、采购内容及简要说明：

　　1.采购内容：建设工程档案整理及数字化加工服务；

　　2.供应商不得将本项目中的内容拆散来响应；

　　3.采购人设定了本项目的最高限价（含税）;

　　4.供应商响应总价直到完成本项目的全部服务为止是固定不变的。

　　二、本项目总价为人民币27.2万元（含税价），最高限价为人民币27.2万元（含税价），响应报价不得超过最高限价，否则作无效响应处理。

　　三、技术要求

　　1. 项目概况

　　本项目需在采购人城建档案管理系统WebBos的基础上完成城建档案整理、扫描、信息著录、数据挂接任务，并在项目质量检查人员的监控下完成项目实施工作；项目采用包工包料全包形式，供应商提供档案扫描加工平台和相关硬件设备。采购人提供场地，供应商负责对约3.5万页A4文字材料、约4.6万张工程图纸进行整理、信息著录、数字化扫描、装订、建卷等工作。

　　2. 项目服务内容

　　2.1对采购人要求整理、扫描的所有资料进行系统检查、清核、统计、登记和移交。

　　2.2按照国家和省档案管理部门和江门市住房和城乡建设档案馆有关规定以及采购人的整理、扫描要求和规范对需要扫描的城建档案资料和图纸资料进行搬迁、整理、扫描、图像处理、数据存储及合并、档案目录完善、校验、档案装订、数据挂接、备份（移动硬盘和电子光盘备份）、档案完整归还、数据检查、建卷、归还上架等工作。

　　3. 档案整理、数字化基本要求

　　3.1档案接收

　　（1）供应商指定1名固定人员负责整个项目的档案接收、保管、归还工作，在整个项目期间不得随意更换。

　　（2）接收时间：双方约定。

　　（3）负责接收人员要在档案管理员带领下从库房搬运档案，档案的选择从采购人确定的清单（合同签订后由采购人向供应商提供档案数字化处理清单）中依次提取，对提取的档案要逐页清点，并办理档案借用手续，不得出现差错。

　　（4）接收无误后，需安排专门人员从库房搬迁至指定作业场地进行整理，不得出现差错。

　　3.2整理

　　（1）按照国家和省档案管理部门有关档案整理的标准，对城建档案进行分类组卷、编排档号、录入数据、打印目录和软卷皮、装订案卷、油印或打印档案盒、装订目录夹、入盒以及入库后的上架和抄架号，并形成一套完整的电子数据和纸质检索工具等工作。

　　（2）修裱：由于部分档案时间久远，纸张载体质量差，损毁较严重，整理过程中需对其进行修裱，包括喷潮、上浆、托裱、上墙、挣干、裁切等。

　　（3）档案整理所需装具用品由采购人提供，包括案卷盒、案卷软封面、卷内备考表、科技目录夹、分类和卷内目录等。

　　（4）供应商必须有4名以上专责人员负责城建档案整理工作。

　　3.3目录著录

　　（1）档案著录要按建设部档案著录标准规范、江门市住房和城乡建设档案馆档案著录要求进行著录，档案著录分为项目级、案卷级和卷内级别（约50个字段）。

　　（2）著录应符合江门市住建档案馆城建档案管理系统的标准要求。

　　（3）数据格式选择

　　目录建库应选择通用的数据格式。所选定的数据格式应能直接或间接通过XML文档进行数据交换。

　　（4）档案著录

　　按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案级目录数据库。同时对数据库相应的目录进行修正，确保目录的准确率。

　　（5）目录数据质量检查

　　采用双机对著录自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。核对著录项目是否完整、著录内容是否规范、准确，发现不合格的数据立即进行修改或重录。

　　3.4目录数据修改

　　（1）按照采购人的要求，对照校对好的纸质目录检查，发现错误或疏漏进行修正。

　　（2）差错率不得超过1%。

　　3.5原件拆卷

　　（1）将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得出现任何漏缺页及顺序差错，更不能对档案原件有任何损坏。

　　（2）记录每卷档案原件的总页数，注明每一页幅面的大小A3或A4，A2或A0，原件缺码的也要注明。

　　（3）按要求把扫描件和非扫描件区分开。重份的文件、未解密的文件要剔除，有正式的文件扫描原稿。

　　（4）填写扫描情况登记表。

　　3.6档案扫描：

　　（1）必须采用专业文件扫描仪。

　　（2）对于纸质较差的档案原件，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张扫描。

　　（3）文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档。 

　　（4）对档案页面字迹清晰、不带插图的档案，黑白页面采用黑白二值模式进行扫描，彩色页面采用彩色模式扫描；对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描。分辨率一般为300dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为400dpi或更高。大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，选用大幅面图像扫描仪（AO）。

　　（5）扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页文件名采用采购人规定命名，差错率不得超过1%。

　　（6）对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。对图像页面中出现影响图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处理，处理过程中应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则。

　　3.7数据存储及合并

　　（1）对扫描后的每页图像文件进行检查（包括图像清晰度等）、存储。

　　（2）出错率不得超过1%。

　　3.8光盘刻录

　　（1）将扫描形成的图像文件全部刻录成光盘，并提供详细清单，不得有差错。

　　（2）刻录盘片由供应商提供。

　　（3）刻录质量：刻录必须保证质量，要求盘片能在普通光驱中正确读取，内容无差错（有任何差错必须重新刻录）。

　　（4）刻录文件组织管理方式：完全按照档案管理的要求做好分级分项组织管理。

　　3.9数据挂接

　　（1）将扫描后的多页TIFF格式或者PDF格式的每份图像文件对照数据库原有的目录数据，进行批量挂接导入数据库，并将导入后的数据备份。 

　　（2）每天必须及时进行数据挂接，以备采购人检查。

　　（3）出错率不得超过1%。

　　3.10数据检查

　　（1）供应商必须安排专责人员对前面所有工作进行详细检查。

　　（2）为保证工作质量和方便采购人掌握工作进度，供应商必须在每周一将上周处理完成的数据刻录一套光盘供采购人检查，采购人随机抽查或全部检查，抽查或检查中发现错误超过1%，采购人即将本批数据一次性退给供应商检查修改，同时不告之具体错误处，但必须书面告知错误超过规定要求。同一批数据退回3次或在整个项目实施过程中数据累积退回10次，采购人暂停供应商全部工作一周责令其整改，整改期间耽误的工作进度由供应商自行负责。

　　3.11原件装订

　　（1）装订前检查：检查档案数量是否齐全；档案目录是否清晰并与档案实体相符；检查盒内文档的各种编号与盒面各项是否相符；检查文件排列顺序是否正确，文件放置方向是否正确。

　　（2）按照拆卷前的标准原样装订，必须保证恢复拆卷前的状态，不得有任何差错。

　　3.12完整归还：负责档案归还的专责人员对要归还的档案必须逐页清点，办理好归还手续，不得有任何差错。

　　3.13废纸抽离：数字化处理过程中产生的废纸必须存放在指定的纸箱内，每星期集中清理一次。清理时要安排专责人员对纸张进行仔细检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。

　　3.14数字化加工场地工作制度要求

　　（1）所有工作人员（以下说明的“工作人员”均指管理人员和工作人员）必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》、《保密守则》以及《中华人民共和国档案法》等有关规定，不得以任何方式对外泄露档案信息的内容。

　　（2）所有工作人员需做好档案信息安全保密工作，在开始本项目施工前必须再接受一次由采购人组织的档案保密教育，并向采购人提供书面档案保密承诺。

　　（3）所有工作人员必须严格遵守保密制度，并严格执行采购人规定的工作时间。

　　（4）由项目经理统一安排每天的工作，施工人员保质、按量完成，不允许加班。

　　（5）档案原件处理完成后必须立即原样归还，不得损坏和丢失档案原件；不得私自复制任何档案文件，不得将复制的档案文件偷带出工作场所。

　　（6）工作人员应保持工作环境整洁、卫生。必须自备无袋工作服工作，不得携挂包、钱包、磁盘、纸张、手机等任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作间外。

　　（7）在加工场地实行封闭管理，确保加工现场档案的安全。

　　（8）挑选业务熟练、相关项目经验丰富的人员，尽量不更换工作人员，如确实需要更换的，提前一周书面通知采购人，征得书面同意后才能换人。

　　（9）在全部工作中派遣项目实施经理一名，常驻实施地点，负责管理和协调各项工作。

　　4. 档案整理、数字化处理技术要求

　　4.1档案整理步骤：档案接收出入库及其装运→分类组卷→编排档号→录入数据→打印目录和软卷皮→部分已破损的档案修裱→油印或打印档案盒→装订目录夹→送扫描处理→（归还后）入盒→入库上架

　　4.2数据化步骤：档案接收→整理核查→档案扫描→图像处理→信息著录→数据存储及合并→光盘刻录→数据挂接（关联）→原件装订→归还整理组入库上架→数据检查。

　　4.3档案扫描必须采用A3幅面以内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪（AO）。

　　4.4对于原件纸质较差的档案，不允许采用连续进纸方式扫描，只能单张高速平板扫描。

　　4.5文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档格式。

　　4.6对档案页面字迹清晰、不带插图的档案，黑白页面采用黑白二值模式进行扫描，彩色页面采用彩色模式扫描；对档案页面字迹清晰度差或带有插图的档案，采用灰度或彩色模式扫描。分辨率一般为300dpi，对文字偏小、密集、清晰度较差等情况，分辨率为400dpi或更高。

　　4.7扫描质量要求以视觉清晰为准，页面完整，不得漏页，每页文件名按照江门市住房和城乡建设档案馆规定的文件名，差错率不得超过1%。

　　4.8对扫描后的每页图像文件进行检查、存储。

　　4.9在保留原扫描的每页图像文件的同时，利用软件工具把同一份纸质文件的多个图像文件合并为一个多页TIFF格式文件或者多页PDF格式文件，文件名采用江门市住房和城乡建设档案馆规定格式进行命名。

　　4.10将扫描形成的图像文件全部刻录成光盘，并提供详细清单，不得有差错。

　　4.11刻录盘片要求是独立包装的高质量光盘。

　　4.12将扫描合并后的（多页TIFF格式或者多页PDF格式）每份图像文件对照数据库原有的目录数据，批量挂接并导入数据库。

　　5. 项目要求

　　5.1工作场地：本项目采购人提供工作场地在档案存放地点，20-30平方米，供应商要在采购人指定的工作场地进行本项目（场地不够，需经采购人书面同意且供应商保证档案安全及利于采购人监管情况下自行租赁工作场地）。

　　5.2设备

　　（1）采购人只负责提供场地。

　　（2）其它工作设备、工具耗材（包括计算机、扫描仪、打印机、刻录盘片、档案存储、档案装具、用品耗材、工作用具等）全部由供应商自行配备，并且要符合下面所列的要求：初始提供本次项目的电脑和扫描仪要求性能完好，且设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。

　　（3）供应商应当按照采购人的要求对加工场地进行消防、安防、监控、网络方面设计、安装和应用，需符合达到档案在实施过程中的安全保密等要求，对于场地方面的设计方案需要在响应文件中完整呈现。

　　所有设备必须放置在采购人指定的工作地点。为了档案的安全，档案实施过程中所有设备不得中途搬出工作场地，待项目完成后所有设备必须经采购人检查后供应商自行撤离相关设备。另监控设备的数据硬盘须移交采购人。

　　若在项目实施过程中，有设备损坏，经检修无法使用的，供应商应向采购人书面告知情况，并经采购人书面同意后搬入备用设备。损坏设备待项目完成后经采购人检查后，供应商在采购人的监督下自行撤离。

　　（4）供应商响应时需承诺为本项目提供电脑不少于4台,打印机不少于2台，装订机不少于3台，大幅面彩色工程图纸扫描仪不少于2台，A3高速扫描仪不少于1台，A3平板扫描仪不少于2台。

　　5.3人员：供应商须有稳定专业的档案数字化扫描加工队伍，有从事档案整理和数字化加工服务经验。

　　（1）供应商需为该项目组织不少于10人的服务团队，2023年11月30日前完成项目全部工作。

　　（2）供应商提供的服务团队成员名单必须为项目实际实施的人员，变动不得超过20%，否则采购人有权终止与供应商的合作并追究相关责任。

　　（3）配备的驻场人员情况应在项目正式进场时向采购人备案，包括姓名、学历、职称、项目职责安排等情况，并附上相关证明文件复印件；

　　（4）供应商须在合同签订后10日内完成人员配备以及岗前培训。若供应商未能配齐符合采购人需求的工作人员，则视为供应商主动违约，采购人有权终止合同。

　　（5）经采购人书面同意，供应商方可在保证完成任务量的情况下适度调配人员。

　　四、商务要求

　　1.报价要求：供应商的响应报价须以人民币为单位，应包含人工成本、投入的设备成本、材料成本、管理费、利润、税金、费用等完成本项目的一切费用的总和。综合评分第一的供应商，其响应报价若低于本项目总预算资金27.2万元的，差额资金全部用于工程图纸数字化，数字化数量按该供应商分项报价中工程图纸单价计算。

　　2.完工期：自合同生效之日起至2023年11月30日止。

　　3.质保期：验收合格之日起3个月。

　　4.项目地点：江门市住房和城乡建设档案馆（以合同为准）。

　　5.验收要求：采购人应当自供应商履行完合同义务之日起10个工作日内组织验收，按国家、地方或行业（排列在前者优先）现行相关验收规范和评定标准执行。

　　档案资料整理完毕、入库、上架，档案数字化扫描结束后，采购人对档案资料整理、数字化扫描的质量进行检查验收，如果发现数量不足或有质量、技术等问题，供应商应负责按照采购人的要求采取补足或更换等处理措施，并承担由此发生的一切损失和费用。验收合格后，核发《2022年工程图纸资料数字化加工服务项目验收报告》。

　　6.售后服务

　　6.1成果维护期自采购人在成果质量验收单上签字之日起计算，维护费用计入总价。

　　6.2维护期内，供应商负责对其提供的成果维护，不再收取任何费用，但不可抗力（如火灾、雷击等）造成的故障除外。

　　6.3供应商对采购人的服务通知应在1小时内电话响应，一般问题应在24小时内解决。遇到重大技术问题也应在3个工作日内提出解决办法、措施或预案，并在5个工作日内彻底解决故障。

　　6.4所有成果维护服务方式均为供应商上门服务，即由供应商派员到成果使用现场维护，由此产生的一切费用均由供应商承担。

　　7.付款：

　　7.1工程图纸资料数字化加工服务费用分三期进行，各期款项情况如下：

　　第一期：项目合同签订十五个工作日内采购人向供应商支付合同金额的70%；

　　第二期：项目完成一半后提交一次成果资料，成果资料经验收小组检查验收后十五个工作日内采购人向供应商支付合同金额的27%；

　　第三期：项目全部结束经验收小组检查验收后，质保期满（三个月）后采购人向供应商支付合同金额的3%。

　　7.2付款方式：采用支票、银行转账、银行汇付（含电汇）等形式。

　　7.3每笔款项支付时，供应商同时向采购人提供相应金额的增值税普通发票。供应商不能按时提供相应金额发票的，采购人的支付时间相应顺延。

　　7.4因采购人使用的是财政资金，采购人在前款规定的付款时间为向政府采购支付部门提出办理财政支付申请手续的时间（不含政府财政支付部门审核的时间），在规定时间内提出支付申请手续后即视为采购人已经按期支付。

　　8.采购合同

　　在综合评定后，采购人与确定供应商在综合评定之日起30日内签订采购合同。

　　9.其它要求：

　　9.1以上档案数量为估算值，供参考，最终以实际发生数量为准。

　　9.2供应商分项报价须含一切所需耗材、项目验收的费用及正式完税发票。

　　9.3档案整理及数字化所需工作设备、工具耗材（包括计算机、扫描仪、打印机、刻录盘片、工作用具等）价格包含在内，不再另行计价。

　　9.4供应商所提供的耗材物品应是全新的和未使用过的，并符合国家有关制造标准和环保要求。

　　10.响应文件的内容

10.1响应文件由以下部分组成：

（1）封面；

（2）目录；

（3）响应书；

（4）响应报价一览表；

（5）响应价格明细表；

（6）供应商情况简介；

（7）项目整体实施方案；

（8）拟投入本项目人员情况一览表；

（9）同类项目业绩一览表；

（10）承诺函；

（11）关于资格的声明函；

（12）授权委托书（或法定代表人/负责人证书）；

（13）相关证明文件；

（14）其他内容。

10.2响应报价

（1）供应商的响应报价须以人民币为单位，应包含人工成本、投入的设备成本、材料成本、管理费、利润、税金、费用等完成本项目的一切费用的总和。

（2）供应商所报的响应价格在合同执行过程中是固定不变的，不得以任何理由予以变更。

（3）供应商只能就单个项目提供唯一的方案和报价，不接受选择性的方案和报价。

（4）供应商的响应报价不得高于本项目的最高限价（人民币27.2万元，含税）。

11.响应文件格式

供应商应将响应文件装订成册，并填写“响应文件目录”。上述文件及表格为供应商必须提交的文件，各供应商可以根据实际情况增加内容，但不得擅自减少有关内容。

12.响应文件的递交

12.1供应商应将响应文件用信封密封，并标明供应商的名称。

12.2每一份响应文件的密封袋两头封口上均需贴封条，封条上加盖骑缝章（公章）。

12.3供应商应按上述规定进行密封和标记后，将响应文件按照招标文件中规定的时间和地点，由专人送至采购人。

12.4对未按上述规定进行密封、标记和递交的响应文件，以及不依时间递交、误投、破损、封装不合格或提前拆封的响应文件，采购人不予受理。

13.递交响应文件的时间、地点和截止时间

13.1响应文件递交地点：江门市住房和城乡建设档案馆（地址：广东省江门市江海一路83号首层）。

13.2响应文件递交截止时间：2023年4月10日10时。

13.3采购人将于2023年4月10日9时至 10时接收响应文件，10时整在江门市住房和城乡建设档案馆（地址：广东省江门市江海一路83号首层）进行综合评定。

五、综合评定办法

1.综合评定原则 本项目采用综合评分法。采购人按照评定标准和评定方法对响应文件进行综合评定，并计算出所有供应商的综合得分，采购人按照综合得分排序确定供应商。

2.评分细则

　　备注：请供应商将“评分标准”中要求提供有关证书的原件（自制原件清单表格）单独包装，加工装上粘贴供应商名称，与响应文件同时提交。

　　2.1由采购人综合标定小组成员对所有响应文件的技术指标响应进行审核和分析后；对响应文件的技术指标响应进行评分，填写《技术评分表》。

　　2.2将采购人综合标定小组各成员的《技术评分表》汇集，取评分的算术平均值，为该供应商的技术评定得分。

　　2.3采购人综合标定小组成员评审每个供应商对响应文件中的商务要求的响应情况后，填写《商务评分表》，

　　2.4将采购人综合标定小组各成员的《商务评分表》汇集，取评分的算术平均值，为该供应商的商务评定得分。

　　2.5采购人综合标定小组成员取满足采购需求要求且价格最低的响应报价作为响应基准价

　　价格评定得分=(响应基准价/响应报价)×价格分值；

　　3.综合得分的计算：

　　3.1综合得分=技术评定得分+商务评定得分+价格评定得分；

　　3.2 在综合评定过程中所有计算结果均精确到小数点后四位，第五位数四舍五入；

　　3.3将综合得分从高到低排出名次，综合得分最高的供应商为第一供应商候选人，第二名为第二供应商候选人，以此类推。

　　3.4综合得分相同的，按响应报价由低到高顺序排出名次，报价最低的供应商为第一供应商候选人。

　　3.5综合得分且响应报价相同的，按技术评定得分由高到低顺序排出名次，名次最高的供应商为第一供应商候选人。

　　六、确定供应商

　　采购人完成综合评定工作后，按照综合得分排序名次，确定供应商；

　　七、签订采购合同

　　采购人与供应商按照响应文件确定的事项签订采购合同。